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《海南省中等學校檔案管理辦法》(試行)的通知

[編輯:中職網] [瀏覽次數:] [來源:全國中等職業學校學生信息網]

瓊教〔2012〕101號

海南省教育廳 海南省檔案局關于印發

《海南省中等學校檔案管理辦法》(試行)的通知

  各市、縣、自治縣教育(教科)局、檔案局,省農墾總局教育局、檔案館,洋浦經濟開發區社會發展局,省屬中等職業學校、廳直屬中學:

  為規范我省中等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《海南省檔案管理辦法》等有關規定,結合海南省中等學校檔案工作實際,省教育廳、省檔案局聯合制定了《海南省中等學校檔案管理辦法》(試行),F印發給你們,請認真貫徹執行。

  附件:海南省中等學校檔案管理辦法(試行)

  海南省教育廳 海南省檔案局

  2012年10月30日

  (此件主動公開)

  抄送:有關高校和科研機構附屬中學。

  海南省教育廳辦公室 2012年11月15日印發

  附件

  海南省中等學校檔案管理辦法(試行)

  第一章 總  則

  第一條 為規范海南省中等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《海南省檔案管理辦法》等有關規定,結合海南省中等學校檔案工作實際,制定本辦法。

  第二條 本辦法所稱的海南省中等學校檔案,是指海南省完全中學、高級中學、中等職業學校從事教育、教學、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

  第三條 中等學校檔案工作是學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發展規劃、工作計劃,列入學校重要議事日程。

  第四條 海南省教育廳主管全省中等學校檔案工作,各市、縣人民政府教育行政部門具體分管本行政區域內中等學校檔案工作。

  海南省檔案局和各市、縣人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對中等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

  第五條 中等學校檔案工作由中等學校校長領導,其主要職責是:

  (一)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策,批準學校檔案工作規章制度;

  (二)將檔案工作納入學校整體發展規劃,促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展;

  (三)建立健全與辦學規模相適應的學校檔案管理機構,配備好專職工作人員,建立設施完善的檔案庫房,落實檔案管理工作所需經費;

  (四)研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

  分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

  第二章 機構設置與人員配備

  第六條 中等學校設立綜合檔案室,作為學校的教輔機構,由一名副校長分管。

  第七條 綜合檔案室是保存和提供利用學校檔案的專門機構,應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

  第八條 綜合檔案室的管理職責:

  (一)貫徹執行國家和省有關檔案工作的法律法規和方針政策,綜合規劃學校檔案工作;

  (二)擬訂檔案工作規章制度,并負責貫徹落實;

  (三)負責接收、征集、整理、鑒定、統計和保管學校的各類檔案及有關資料;

  (四)開展檔案的開放和利用工作,編制檢索工具,編研檔案史料,開發檔案信息資源;

  (五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;

  (六)開展學校檔案人員的業務培訓;

  (七)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發揮檔案的文化教育功能;

  (八)開展校內外檔案工作協作、學術研究和交流活動。

  第九條 綜合檔案室設主任一名,享受學校中層管理人員待遇,根據需要可以設副主任一至二名。

  綜合檔案室主任應當具備以下條件:

  (一)熱愛檔案事業,具有中級以上(含中級)專業技術職務任職經歷;

  (二)有組織管理能力,具有開拓創新意識和精神;

  (三)年富力強,身體健康。

  第十條 中等學校應當為綜合檔案室配備專職檔案管理工作人員,各部門應設立兼職檔案員。

  專職檔案管理工作人員必須是在編的干部,其編制人數由學校參照有關規定并根據本校檔案數量和工作任務確定。

  第十一條 中等學校檔案工作人員應當遵紀守法,愛崗敬業,忠于職守,具備檔案專業知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

  第十二條 中等學校檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、管理人員同等待遇。

  第十三條 中等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案專職工作人員,應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施,并按照有關規定予以補助。

  第三章 檔案管理

  第十四條 中等學校檔案應實行集中統一管理,確保檔案的完整、準確、系統、安全。

  第十五條 中等學校應當建立、健全檔案工作規章制度,明確崗位職責,提高學校檔案管理水平。

  第十六條 中等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔,文件材料的歸檔范圍是:

  (一)文書類:主要包括黨務、行政、外事、出版等活動形成的文件材料;儀器設備購置合同書、招投標書等。

  (二)學生類:主要包括中等學校培養的學歷教育學生的初中畢業檔案、中等學校入學登記表、體檢表、學籍記錄、獎懲記錄、黨團組織材料、畢業生登記表等。

  (三)教育教學類:主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究、德育教育等活動中形成的文件材料。

  (四)基本建設類:主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

  (五)財會類:主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

  (六)聲像類:主要包括本校各項活動中直接形成的照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、光盤等聲像載體材料。

  (七)實物類:主要包括本校在各項活動中形成的有保存價值的獎品、印章、禮品、名人字畫等實物材料。

  第十七條 中等學校實行文件材料形成部門整理制度。

  學校各部門兼職檔案人員應當按照歸檔文件整理或立卷要求,及時收集、整理本部門產生的文件材料,經檢查合格后向學校綜合檔案室移交。

  第十八條 歸檔的文件材料應當質地優良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

  第十九條 中等學校綜合檔案室應當采用先進的檔案保護技術,防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案,應當及時修復或者復制;對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化,加工成電子檔案保管。

  第二十條 中等學校綜合檔案室應定期對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案,經同有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后,予以銷毀。未經鑒定和批準的檔案,不得銷毀。

  第二十一條 中等學校保管的檔案在國家需要時,應當提供所需的檔案原件或者復制件。

  第二十二條 中等學校的個人對其從事教育教學、管理等職務活動所形成的各種載體形式的文件材料,應當按照規定及時歸檔,任何個人不得據為己有。

  對于個人在其非職務活動中形成的各種載體形式的重要材料,綜合檔案室可以通過征集、代管等形式進行管理。

  第二十三條 中等學校綜合檔案室應當對所保存的檔案和資料的保管情況定期檢查,消除安全隱患,遇有特殊情況,應當立即向學校負責人報告,及時處理。

  第二十四條 中等學校綜合檔案室應當認真執行檔案統計年報制度,并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況。

  第二十五條 中等學校要有計劃地為檔案部門配置檔案保管和提供利用的必要設備,加快數字檔案室建設,保障檔案數字化與學校信息化建設同步進行。

  第四章 檔案的開放與利用

  第二十六條 中等學校綜合檔案室應當按照國家有關規定開放檔案。未經學校授權,其他任何組織或者個人無權開放學校檔案。

  屬下列情況之一者,不對外開放:

  (一)涉及國家秘密的;

  (二)涉及專利或者技術秘密的;

  (三)涉及個人隱私的;

  (四)檔案形成單位規定限制利用的。

  第二十七條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人,在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后,均可以利用已公布的檔案。

  境外組織或者個人利用檔案的,按照國家有關規定辦理。

  第二十八條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案,應當經綜合檔案室負責人批準。涉及未公開的技術問題,應當經檔案形成單位或者本人同意,必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密,應當經學校保密工作部門批準。

  第二十九條 中等學校綜合檔案室提供利用的重要、珍貴的檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經綜合檔案室負責人批準。

  第三十條 中等學校應當設立檔案開放閱覽室,并編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、計算機查詢系統等,為利用檔案創造便利條件。

  第三十一條 中等學校綜合檔案室是學校出具檔案證明的唯一機構,加蓋綜合檔案室公章的檔案復制件,與原件具有同等效力。

  綜合檔案室應當為社會利用檔案創造便利條件,用于公益目的的,不得收取費用;用于個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用。

  社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,綜合檔案室應當無償和優先提供。

  第三十二條 寄存在綜合檔案室的檔案,歸寄存者所有。綜合檔案室如果需要向社會提供利用,應當征得寄存者同意。

  第三十三條 中等學校綜合檔案室應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公開檔案,應當經檔案形成單位同意,并報請校長批準。

  第五章 條件保障

  第三十四條 中等學校應當將學校檔案工作所需經費列入學校預算,保障檔案工作的正常開展。

  第三十五條 中等學校應當為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房,對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的庫房,要及時進行改擴建或者新建。

  存放聲像、電子等特殊載體檔案,應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

  第六章 獎勵與處罰

  第三十六條 中等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人,給予表彰與獎勵:

  (一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的;

  (二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的;

  (三)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校的;

  (四)同違反檔案法律法規的行為作斗爭,表現突出的。

  第三十七條 有下列行為之一的,中等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任:

  (一)玩忽職守,造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;

  (二)違反保密規定,擅自提供、抄錄、公布檔案的;

  (三)涂改、偽造檔案的;

  (四)擅自出賣、贈送、交換檔案的;

  (五)不按規定歸檔,拒絕歸檔或者將檔案據為己有的;

  (六)其他違反檔案法律法規的行為。

  第七章 附則

  第三十八條 中等學校人事類檔案、附屬單位的檔案管理,由學校根據實際情況自主確定。

  第三十九條 初級中學、九年一貫制學校、小學、幼兒園可參照本辦法執行。

  第四十條 本辦法自發文之日起施行。

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